Organiser un showcase en médiathèque

Un showcase en médiathèque
Comité musique du 16 juin 2017 / Iffendic

Le showcase est une prestation artistique proposée au public sur un format léger et
court. Format léger car il s’agit d’un petit effectif et d’un dispositif technique minimal, court
car il dure entre 45’ et 1h30 maximum. Souvent pratiqué à l’origine par les maisons de
disques et tourneurs pour faire la promotion d’un artiste, le showcase associe la prestation
musicale proprement dite à un échange avec le public dans une démarche pédagogique et
conviviale. En médiathèque, il peut se dérouler dans un auditorium ou mieux, au coeur de
l’espace public, entre les rayonnages. Il peut être suivi d’un temps convivial.


Pourquoi des showcases en médiathèque ?
- L'impact du spectacle vivant et l’approche pédagogique se mettent
mutuellement en valeur. Associés à un temps d’échanges avec/entre les
usagers, l’ensemble s’avère complètement en phase avec les missions des
médiathèques
- Format peu présent par ailleurs dans les circuits de diffusion des artistes,
donc une réelle plus-value pour les bibliothèques en termes d’offre culturelle
- Format adapté à une petite jauge et un budget réduit
- Potentiellement recherché par les artistes car le showcase a une fonction
promotionnelle
- Se prête bien aux partenariats locaux
- S’adresse à tous les publics en mesure de se déplacer à la médiathèque
- Image vivante et innovante pour la médiathèque
Contraintes
- Selon plusieurs retours d’expérience, ce sont des projets dont le montage est
relativement chronophage car il implique une gestion rigoureuse de nombreux
détails pratiques et une bonne communication
- Nécessité d’une forte anticipation
Des expériences en Ille-et-Vilaine
Ces professionnels peuvent être contactés pour un retour d’expérience. Ils ont contribués à
fournir les conseils rassemblés dans ce document.
Médiathèque La Clairière de Fougères
Contact : Benoît Noël (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)
o Un concert de jazz par an en partenariat avec le festival Jazz in Fougères.
o Scènes ouvertes en partenariat avec l'accueil jeune et la classe musique actuelle du
conservatoire, le mercredi à 16h30.
Médiathèque de Pacé
Contact : Dominique Auer (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)
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- Mr Roux
- Dexter Goldberg (en partenariat avec Jazz à l’étage) : Ca ryhtm’ à quoi
- Duo Chante la mer (projet local poésie et musique)
- Bernard Lélu (local / dans le cadre de Carte Blanche : nous mettons juste à disposition les
locaux, l’artiste s’occupe de tout : comm’, technique etc)
- Fais ton Renaud : Johanna Copans, Pierre C, Olivier Trévidy, Guyom touseul, Les P'tits
Yeux
- La Course du vent / Compagnie Poum Tchack
- Raul Y Manoloco Trio
Médiathèques du pays de Châteaugiron
Contact : Gildas Carillo de la médiathèque Phileas Fogg de St-Aubin-du-Pavail
(Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)
Zikorezo 2014/2015, sept rencontres sur un peu plus de six mois.
3500€ de budget (deux cachets à 600€, les autres autour de 350€)
Programmation collaborative d’artistes locaux dans des genres variés, rock, folk, jazz, blues,
électro…
- Krismenn (beat-box / lyrics bretons et français / machines)
- Quizz musical « Transmusicales » (apéro Blind-test animé par DJ Ced)
- Petites histoires et grandes chansons (conférence animée par Doé)
- Bukatribe (quartet buccal)
- Mood (chanteuse)
- Concert aux casques (en partenariat avec le festival « Maintenant » d’Electroni[K]
- Manceau (groupe pop)
ASPECTS PRATIQUES
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La fiche technique
Idéalement, l'artiste fournit une fiche technique qui précise les besoins en son et lumière, la
jauge, les contraintes spécifiques (besoin du noir, accès à l'espace scénique...), les temps de
montage et démontage, etc.
A défaut, pour l'aider à lister ses besoins, la médiathèque peut élaborer sa propre fiche
technique, un document qui peut être utile du reste même quand l'artiste a fourni le sien, car
il pourra faciliter l'adaptation au lieu. Cette fiche comprendra :
o un plan de la bibliothèque matérialisant : les prises de courant, le mobilier
mobile/inamovible, les accès, l'espace scénique (la partie de la bibliothèque réaménageable
pour la représentation), la place du public
o les caractéristiques de l'alimentation électrique
o le matériel de son, lumière et vidéo disponible
o la possibilité ou non de faire le noir
o l'emplacement des loges
o quelques photos, notamment de l'espace scénique.
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L'accueil
Un point important. Prévoyez d'être disponible auprès des artistes pour leur
montrer les lieux, leur expliquer le déroulement prévu de l'accueil du public et les aider dans
leur installation.
Prévoyez aussi l'aménagement d'une loge, un lieu calme où ils peuvent se concentrer et se
préparer (costume, maquillage, etc.) avec un miroir, un point d'eau et un petit encas : de
l'eau, jus de fruits, gâteaux, fruits secs... Laissez aussi des bouteilles d'eau à proximité de la
scène en cas de besoin lors de la représentation. Il faut que vous soyez suffisamment
nombreux pour vous répartir l'accompagnement des artistes mais aussi du public
dans les derniers préparatifs.
Horaire
Quelle est l'heure adéquate pour proposer un showcase en médiathèque ?
Tout dépend du public auquel on s'adresse.
Pour toucher les actifs, 19h30 semble un bon compromis.
Cela dit, dans une grande ville comme Rennes, le créneau 18h/19h peut permettre aux gens
d'enchaîner sur le spectacle à la sortie du travail.
Pour les plus jeunes, préférer la fin d'après-midi, entre 17h et 18h.
En fonction du contexte local, habitude de déplacement des habitants, proximité d'un autre
équipement ouvert au public, événement particulier sur la commune... d'autres horaires
peuvent s'avérer plus judicieux.
Tarif
L'entrée gratuite est la norme, ce qui n'empêche la mise en place d'une billetterie et de
réservations. Ex. à St-Aubin-du-Pavail : Entrée libre, réservations conseillées, gérées via un
Doodle.
La sonorisation
Plusieurs possibilités :
- L’achat. Ex. à Fougères, un système HK avec mixette (compter 2000€)
- La location. Plusieurs sociétés proposent ce service en Ille-et-Vilaine,
http://www.groupesonowest.com/ à Rennes, http://www.westevenement.com/ à
Montgermont, http://www.leparck.fr/ à Redon… En cas d'embauche d'un technicien, il
peut fournir le matériel ou prendre en charge la location.
- L’emprunt : Ex. à Noyal-sur-Vilaine, une convention de prêt est signée à l’année
avec l’école de musique.
NB : Des formations d’initiation « plateau et son » sont régulièrement dispensées au
Jardin moderne à Rennes. http://www.jardinmoderne.org
Communication
Pour mettre à profit au maximum l'impact de cet évènement relativement rare, il est
nécessaire :
- d'anticiper la communication, d’échelonner dans le temps annonce et relances :
moins 6 mois, moins 1 mois, moins quelques jours
- de demander aux artistes eux-mêmes des visuels adéquats en haute définition
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- de multiplier les canaux :
o Communication interne
 Flyers
 Bouche-à-oreille (90% de l’impact selon l’expérience de Fougères)
 Jeux (à St-Aubin-du-Pavail, places cachées dans les cd en prêt)
o Communication externe
 Site/Réseaux sociaux
 Liste de diffusion
 Partenariat (mail/tel aux structures partenaires)
DEMARCHES ADMINISTRATIVES
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Etre habilité à accueillir un spectacle
L'organisation de spectacle est une activité règlementée soumise à autorisation.
Au delà de 6 représentations tous services confondus, il est nécessaire de solliciter
l'attribution d'une licence d'entrepreneur du spectacle. La licence est attribuée au
représentant de la collectivité (ou de l'association) par la DRAC. Il y a 3 licences distinctes,
elles sont toutes gratuites.
Catégorie 1, pour les lieux : si la salle dont la commune est propriétaire accueille plus de 6
représentations par an, la commune, même si elle n'est pas organisatrice de chaque
spectacle, doit solliciter cette licence et un représentant (élu ou agent) doit suivre une
formation à la sécurité des lieux du spectacle.
Catégorie 2, pour les producteurs : cette licence est nécessaire si vous rémunérez
directement des artistes en les salariant (sans passer par une prestation).
Catégorie 3, pour les diffuseurs : cette licence, celle qui vous concerne le plus, est
nécessaire pour les structures qui achètent régulièrement des spectacles.
Le n° de licence est à préciser dans les contrats d'achat de spectacle et sur les supports de
communication.
DRAC Bretagne : 02.99.29.67.67 - http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-
Bretagne/Aides-et-demarches/Licence-d-entrepreneur-de-spectacles
La rémunération
Le contrat de cession
Le cas le plus fréquent qui se présentera à vous est celui d'un artiste adossée à une
association qui vous proposera un contrat de cession de représentation.
Ce contrat précise impérativement le titre du spectacle, sa durée, le lieu et la date de
représentation, le coût de la représentation et des défraiements éventuels, et le mode de
paiement (attention à bien noter par mandat le cas échéant). Il mentionne que c'est
l'association qui a la charge des salaires des artistes. Il précise aussi le nombre de nuits
d'hôtel et de repas à votre charge en sus. Il est complété par la fiche technique. Le paiement
des montants arrêtés dans le contrat se fera donc au nom de l'association.
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Plus de détails sur le contrat de cession ici :
http://www.cnd.fr/upload/files/6892637f48c0380e1a84059fd58d893f04101446/a3448549104
46cc7c59d4fb7c58aba9d89964ad0.pdf
L'embauche d'artistes
Cependant, vous pouvez être amené à faire appel à des artistes qui n'ont pas de structure
juridique à même de vous cosigner un contrat. Dans ce cas, vous devez embaucher l'artiste
directement et payer les cotisations sociales afférentes.
Pour cela, il existe un organisme, le GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel), lié à
Pôle emploi. Toutes les démarches se font via le site web www.guso.fr.
1) La médiathèque ouvre un compte « Employeur », les documents nécessaires à
l’embauche sont en téléchargement libre.
2) Avant la représentation (jusqu’à 2 heures avant), on remplit la DPAE (Déclaration
Préalable à l’Embauche), un document très court identifiant sommairement l’employeur
et l’employé.
3) Après la représentation, on remplit la DUS (Déclaration Unique et Simplifiée), un
document requérant certaines informations plus précises sur la représentation
proprement dite. Cette DUS a valeur de contrat de travail et permet de déclarer les artistes
salariés auprès des six organismes de protection sociale (Afdas, Audiens, CMB, Les congés
spectacles, Unédic, Urssaf). Une fois remplie et imprimée en deux exemplaires, elle est
signée par les deux parties avant d’être envoyée par vous au GUSO à l’adresse
suivante :
Guso
TSA 72039
92891 Nanterre Cedex
Cette DUS doit être accompagnée du chèque de paiement des charges (ordre :
GUSO + votre numéro de GUSO obtenu au moment de l’inscription)
Le paiement en ligne par carte bleue est possible sur le site mais pas adapté aux
médiathèques.
N.B. : Il peut être utile de pré-remplir et imprimer la DUS (2 exemplaires) aussi avant le
spectacle de façon à pouvoir la faire signer par l’artiste le jour J. A défaut, ce document
devra circuler par la Poste, faire un aller-retour entre vous et l’artiste avant l’envoi final au
GUSO.
Attention : Le paiement via le GUSO est limité à 6 représentations par an.
Le site internet du GUSO vous permet de calculer à l’avance le montant des cotisations
sociales.
GUSO : 0 810 863 342 (pris d'un appel local) –
Mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Plus de détails ici : https://www.guso.fr/information/contents/article/comment-utiliser-leguso.
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Le budget
Le cachet minimum demandé pour un intervenant est généralement d'environ 200€ en
passant par le GUSO, un peu moins via un contrat de session. Cette somme est à multiplier
par le nombre de personnes mais au-delà de trois, un tarif global est généralement négocié.
Compter aussi minimum 200€ pour l'embauche d'un technicien son.
SACEM
Selon les retours d'expérience, le tarif moyen demandé est d'environ 85€. Il dépend du
répertoire dont il faut fournir la liste détaillée. Pas de redevance pour la musique libre.
Contact pour l’Ille-et-Vilaine : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. / Tél : 02 90 92 21 90

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Certaines sociétés spécialisées ou associations, encore rares, ont constitué des
catalogues d’artistes spécifiquement dans le but d’intervenir en format showcase en
médiathèque ou autres lieux non destinés à l’origine au spectacle vivant.
- Ronan Margoulin prod. http://margoulins-productions.com
- 45T : https://www.45tour.fr/
- Chipili : https://www.chipili.com/
- …
Le service proposé par ces structures est généralement bien adapté mais il a un coût.
Une autre option pour les médiathèques est d’établir un partenariat avec la salle de
spectacle la plus proche et de choisir dans sa programmation annuelle le ou les artistes les
plus susceptibles de pouvoir proposer une prestation de type showcase et dont la musique
peut toucher le public de la médiathèque.
De même, le showcase étant une très bonne occasion de donner une visibilité à la
scène musicale locale et aux musiciens amateurs, il est possible de conclure des
partenariats avec les écoles de musique et les espaces jeune du territoire.
Sur la Bretagne et les départements limitrophes, une liste de diffusion est utilisée par
les bibliothécaires notamment pour faire de la co-recommandation d’artistes et organiser des
mini-tournées régionales, Discowest. Contacter Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
En plus de cet outil collaboratif, un répertoire d’artistes co-recommandés par les
bibliothèques à l’échelle départementale ou régionale serait vivement apprécié.