Construire - Page 6

Quels sont les outils à utiliser pour une meilleure coopération en réseau ?

Un réseau de bibliothèques implique une relation entre différentes structures, parfois éloignées, sur un même territoire.

Certains outils peuvent être utiles pour coopérer et accomplir des tâches à distance. Le(s)quel(s) privilégier selon vos besoins et pourquoi ?

 

Avantages des outils numériques et écueils

 

L’utilisation d’outils numériques dans le cadre d’un travail en réseau permet de garder un contact permanent entre sites distants, mener des projets communs à distance, améliorer la communication entre bibliothécaires, rompre l’isolement en accédant à de l’aide en ligne, réaliser un gain de temps en réunion physique, réduire les mails collectifs…

Cependant, la prise en main de plusieurs outils différents peut être compliquée, et engendrer une perte de temps ou pire un évitement de certaines personnes si leur choix et leur utilisation sont mal gérés.

Pour éviter cela :

  1. Avoir un groupe d’individus rassemblés autour d’un but commun, et commencer par cerner très précisément ses besoins. On utilise les outils numériques pour remplir une mission ou un objectif précis. Un seul outil peut suffire… ou pas !
  2. Se poser les bonnes questions :
    - Qui a besoin de l’outil ? un coordinateur pour l’animation d’un réseau de bibliothèques ? Un salarié en direction de son équipe de salariés/bénévoles ?...
    - Pour quoi faire ? Mener des réunions à distance ? Compiler et partager des documents ?
    - Pour quand? Besoin ponctuel le temps de la préparation d’une animation par exemple, ou de façon pérenne pour formaliser la politique documentaire d’un réseau ?...
  3. Se donner les moyens et le temps d’aider les utilisateurs les moins qualifiés et prévoir des sessions de formation.

 
Conseils, points de vigilance

  • 3 ou 4 outils maximum
  • Utiliser des outils externes pour répondre aux besoins secondaires ponctuels (ex sondage)
  • Ouvrir la communauté au maximum : paramétrer les espaces pour fermer certains groupes que s’il est amené à contenir des données sensibles.
  • Favoriser le passage à l’acte en laissant des actions possibles sans être inscrit ni identifié, rassurer sur l’utilisation des données personnelles.
  • Rendre visible, valoriser, suivre, relancer, donner rendez-vous sur l’application
  • Un peu de d’humour, de photos et de jeu ne nuisent pas
     

 

Les différents types d'outils selon ses objectifs

Critères de sélection : outils libres en priorité, sauf incontournables ayant au moins une version gratuite. Liste non exhaustive…

 

Quels sont les outils à utiliser pour une meilleure coopération en réseau ?

Un réseau de bibliothèques implique une relation entre différentes structures, parfois éloignées, sur un même territoire.

Certains outils peuvent être utiles pour coopérer et accomplir des tâches à distance. Le(s)quel(s) privilégier selon vos besoins et pourquoi ?

 

Avantages des outils numériques et écueils

 

L’utilisation d’outils numériques dans le cadre d’un travail en réseau permet de garder un contact permanent entre sites distants, mener des projets communs à distance, améliorer la communication entre bibliothécaires, rompre l’isolement en accédant à de l’aide en ligne, réaliser un gain de temps en réunion physique, réduire les mails collectifs…

Cependant, la prise en main de plusieurs outils différents peut être compliquée, et engendrer une perte de temps ou pire un évitement de certaines personnes si leur choix et leur utilisation sont mal gérés.

Pour éviter cela :

  1. Avoir un groupe d’individus rassemblés autour d’un but commun, et commencer par cerner très précisément ses besoins. On utilise les outils numériques pour remplir une mission ou un objectif précis. Un seul outil peut suffire… ou pas !
  2. Se poser les bonnes questions :
    - Qui a besoin de l’outil ? un coordinateur pour l’animation d’un réseau de bibliothèques ? Un salarié en direction de son équipe de salariés/bénévoles ?...
    - Pour quoi faire ? Mener des réunions à distance ? Compiler et partager des documents ?
    - Pour quand? Besoin ponctuel le temps de la préparation d’une animation par exemple, ou de façon pérenne pour formaliser la politique documentaire d’un réseau ?...
  3. Se donner les moyens et le temps d’aider les utilisateurs les moins qualifiés et prévoir des sessions de formation.

 
Conseils, points de vigilance

  • 3 ou 4 outils maximum
  • Utiliser des outils externes pour répondre aux besoins secondaires ponctuels (ex sondage)
  • Ouvrir la communauté au maximum : paramétrer les espaces pour fermer certains groupes que s’il est amené à contenir des données sensibles.
  • Favoriser le passage à l’acte en laissant des actions possibles sans être inscrit ni identifié, rassurer sur l’utilisation des données personnelles.
  • Rendre visible, valoriser, suivre, relancer, donner rendez-vous sur l’application
  • Un peu de d’humour, de photos et de jeu ne nuisent pas
     

 

Les différents types d'outils selon ses objectifs

Critères de sélection : outils libres en priorité, sauf incontournables ayant au moins une version gratuite. Liste non exhaustive…

 

Se connaître

Questionnaire/ quizz

Pour recueillir des informations, l’avis de vos collaborateurs ou tester leurs connaissances.

Questionnaire

  • Drag’n Survey : gratuit pour moins de 20 questions.
  • Eval&Go : français, RGPD ok, gratuit pour fonctionnalités de base
  • Framaforms : libre. Pour créer des enquêtes en ligne via des formulaires simples et rapides. Peuvent-être téléchargés mais pas imprimés.
  • Google Forms : gratuit, attention si données sensibles 

Quizz

  • AhaSlides : gratuit, en illimité, jusqu’à 7 participants en direct. Sondages, graphiques en direct, sessions de questions-réponses, quiz et jeux
  • QRuiz : possibilité de réaliser des sondages ou des quiz avec une grande facilité. Rien à installer, pas besoin de s’inscrire. Pour les quiz à choix multiples, il faut saisir les différentes questions puis indiquer la bonne réponse parmi trois choix possibles. Simple et efficace.
  • QuiZinière : développé par Canopé. Permet de poser des questions en utilisant du texte, mais aussi des images, du son, de la vidéo. Simple et gratuit.

 
Cartographie / trombinoscope

  • Zeemaps : créer et publier des cartes interactives (jusqu'à 100 vues). Possibilité de les partager, les publier, de créer des images haute résolution…
  • Trombino : pour créer trombinoscope et organigramme en ligne. Possibilité de cartographier les adresses des membres. Gratuit jusqu’à 50 fiches.

 

Partager

Des fichiers

  • Nextcloud : open source, permet d’héberger et stocker ses propres données sur son serveur. Partager et collaborer sur des documents, envoyer et recevoir des e-mails, gérer son calendrier et discuter en vidéo sans fuite de données.
  • Google drive : stocker et partager des fichiers et dossiers sur le cloud, et travailler dessus depuis un appareil mobile, une tablette ou un ordinateur.

 

Sa veille

  • Delicious : solution web gratuite qui permet de faciliter et d’organiser une veille. Possibilité de mettre des mots-clés sur des liens pour retrouver les contenus plus facilement. Nombreuses fonctions de recherche et de tri.

  • Pearltrees : organiser, collaborer, partager pages web, photos, vidéos, fichiers. Gratuit.

 

Echanger

Communiquer par visio / chat


Permet de mener une réunion grâce à la caméra et au son de l’ordinateur. Propose parfois un outil de chat en parallèle, de créer des salles pour travailler en sous-groupes, de partager des documents de son ordinateur pour tous les participants, d’enregistrer la réunion… Renseignez-vous auprès de votre collectivité. Un outil est peut-être préconisé, ou au contraire l’utilisation d’un autre sera déconseillée, voire proscrite.

  • Whereby : version gratuite, sans inscription, sans installation.
  • Jitsi Meet : open source, gratuit, sans inscription, avec chat
  • Greenlight de Big Blue Botton : solution simple, opensource de visio conférence.
  • Zoom : version gratuite, avec chat. Outil très utilisé. Attention à la protection des données des utilisateurs.
  • Cisco Webex : version de base gratuite
  • Google Meet : version gratuite, avec chat
  • Microsoft Teams : version gratuite, avec chat
  • Skype: version gratuite

 
Communiquer de manière asynchrone : forum, liste de diffusion

  • Discourse : logiciel libre pour forum de discussions qui intègre un système de liste de diffusion.
  • Mailman : logiciel gratuit pour gérer les listes de diffusion et les newsletters
  • Thredded : logiciel de forum internet open source
  • Thunderbird : application de messagerie. Libre, gratuit, issu du projet Mozilla.
  • Discord : logiciel propriétaire gratuit de messagerie instantanée.
  • Mattermost : logiciel et un service de messagerie instantanée libre auto-hébergeable. Il est conçu comme un chat interne pour les organisations et les entreprises, et il est présenté comme une alternative à Slack et Microsoft Teams.

 
Pour aller plus loin : les réseaux sociaux d'entreprise


Adaptés à la création de contenus, le partage et l’accès à la connaissance et à des pratiques communautaires. Les projets (groupes) disposent de forum, de gestion de rôles utilisateurs, partage de fichiers, visualisation d’activités : relève plus du web social que de la gestion de projet (pas de planification ou de tickets).

Objectif : tisser le lien entre les équipes, faciliter la communication et l’accès aux documents en interne.

Attention : souvent uniquement en ligne et payant (coût par utilisateur). Quelques exemples :

  • Jamespot : tarif / utilisateur : solution très populaire
  • Talkspirit : version de base gratuite. Facilite la cohésion des équipes, le partage d’informations et facilite le travail collaboratif.
  • Interstis : version d’essai gratuite. Tarification par mois/espace
  • Mastodon : réseau social et logiciel de microblog auto-hébergé et libre. Il permet de partager des messages, images et autres contenus.

 

Organiser

Co-Construction / plateforme collaborative


Adapté à la gestion de projet. Ces plateformes peuvent permettre de découper en tâches un travail à produire et les inscrire dans des feuilles de routes (méthodologies Kanban et Scrum), suivre l'évolution de leurs exécutions, affecter des tâches et des projets à des collaborateurs, rédiger de la documentation liée au projet, ainsi que des compte-rendus de réunion…

 

Gestion de projet

  • Framemo : permet de créer des tableaux kanban en ligne, sans ouverture de compte, de les partager via l’URL, de travailler collaborativement en temps réel. Basé sur le logiciel Scrumblr.

  • Trello : propriétaire, version de base gratuite. Trello est un outil de gestion de projet (Kanban). L'outil fonctionne par "tableaux" permettant de gérer des tâches. Les tableaux de projets sont partageables entre plusieurs membres. Il est nécessaire de se créer un compte sur le site.

  • Open Project : système de gestion de projet open source. Permet de faire apparaître des diagrammes de Gantt.

  • Taïga : open source, version de base gratuite. 2 méthodes : Scrum et Kanban pour gestion de projets, tâches que l’on peut hiérarchiser, affecter.

  • Jira : version de base gratuite (10 utilisateurs)

 Gestion de planning

  • Framadate : logiciel libre. Propose un service en ligne permettant soit de planifier un rendez-vous (sondage spécial dates) ou prendre des décisions rapidement et simplement (sondage classique).
  • Doodle : Création de sondages, généraux ou pour fixer des dates. Gratuit

 

Construire

Tableau blanc

Un tableau blanc en ligne est l'outil idéal pour co-construire. Il permet l’utilisation de post-it virtuels, le dessin à main levée, et d'autres fonctionnalités (vote sur les idées…), pour mener facilement des séances de brainstorming créatives. Possibilité de créer des zones dans le tableau pour aborder différentes thématiques  à partir d’un même endroit.

  • MetroRetro : gratuit, illimité. Sur ordinateur, tablette ou smartphone. Prise en main immédiate, ludique, chronomètre intégré. Une fonction permet d’isoler visuellement les apports de chacun. Vote grâce à un panel de smileys.
  • Klaxoon : gratuit pour 50 idées et 10 participants
  • Aww (A Web Whitboard) : tableau blanc en ligne pour faire du dessin du bout du pointeur de la souris. Permet d’inviter d’autres participants. Fonctionne sur tous dispositifs: ordinateur, tablette ou smartphone. Pas d’installation à faire, fonctionne à partir d’un simple navigateur, sans inscription.
  • Excalidraw : open source. Permet de créer un tableau blanc en ligneou hors ligne. Possibilité de réaliser des formes, écrire du texte ou importer des images, et de partager l’URL avec vos collaborateurs.
  • Whiteborb :  open source, gratuite, sans inscription, sans publicité. Assez minimaliste. Partage de l’URL pour que d’autres puissent interagir avec le tableau. Sur ordinateur, smartphone ou tablette.

 

Carte mentale

Un moyen facile pour les équipes de définir, d'organiser et de structurer, classifier leurs idées. Idéal pour faire le tour d’une thématique, faire un brainstorming et identifier les éléments importants.

  • Framindmap : libre, gratuit, en ligne, sans installation. Les cartes peuvent être partagées, modifiées à plusieurs (mais pas en temps réel), et téléchargées sous différents formats (freemind, images, texte…)
  • Gitmind : gratuit, en ligne. Cartes mentales et diagramme, en français
  • Coggle : gratuit pour la version de base, tout en ligne.

 

Co-écriture

L’écriture collaborative est le fait d’écrire à plusieurs sur un même document. Ainsi, un groupe de personnes va travailler sur un texte en commun, le commenter et le modifier à sa guise. Grâce à l’écriture numérique, une dynamique d’échanges et de collaboration va être créée entre les différents contributeurs.

  • Framapad : libre, gratuit. Les contributions de chaque utilisateur sont signalées par un code couleur, apparaissent à l’écran en temps réel et sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles sont tapées. Possibilité de chat et d’export.
  • Framacalc : libre, gratuit. Tableur collaboratif en ligne. Données sauvegardées sur internet, changements visualisés en temps réel, graphiques.
  • Etherpad : libre, gratuit, contenu de manière synchrone, prise de note collaborative, de manière synchrone.
  • Ethercalc : version tableur collaboratif, en synchrone.
  • GoogleDocs (Google Drive) : gratuit, permet d’intégrer un traitement de texte, un tableur, une présentation type Powerpoint, un générateur de formulaires et enfin un outil pour dessiner. Pour créer, modifier un document existant et le partager, un compte Gmail devra être créé. 50 collaborateurs possibles.

 

 

Créer des visuels

  • Canva : version gratuite, création graphique simplifiée, idéal pour travail collaboratif
  • Genially : création graphique, présentations contenant du multimédia…
  • Scribus : logiciel libre de PAO. Création de présentations animées et interactives, plaquettes, magazines, formulaires pdf…

 

Montage vidéo /enregistrement sons

  • Openshot Video Editor : éditeur vidéo libre. Performant et d’utilisation facile.
  • Avidemux : logiciel libre de montage vidéo. Adapté aux débutants.
  • Audacity : logiciel libre d’enregistrement de son numérique. Permet d'éditer (copier, coller, sectionner) des sons sur plusieurs pistes. L'utilisateur peut également améliorer et retoucher des enregistrements avec environ une quarantaine d'effets disponibles.